Консалтинг в управлении ИТ-активами

качественно. Профессионально.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

Управление закупками необходимо для контроля и стандартизации снабжения в компании заказчика. Оно включает закупку оборудования, ПО, сервисов и пополнение запасов ИТ-активов. Управление закупками позволяет создавать, отслеживать и управлять связями между контрактами на поставку и непосредственно ИТ-активами, полученными в рамках этих поставок.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК

Планирование осуществляется за счет обработки и консолидации заявок на приобретение ИТ-активов. Таким образом, составляется план закупок на год, полгода или квартал. Помимо плановых заявок на закупку возможны оперативные закупки. Причиной их возникновения может быть необходимость пополнения неснижаемых остатков на складе или необходимость выдать пользователю ИТ-актив, которого нет на складе и нет в планах на закупку. В первом случае заявка на закупку создается в системе автоматически согласно значениям счетчиков неснижаемых остатков. Во втором случае заявки пользователей на приобретение могут быть зарегистрированы либо непосредственно в системе A-Tracker, либо в других информационных системах — порталах самообслуживания, Service Desk и т.д. Благодаря широким возможностям интеграции можно получать всю необходимую информацию из других информационных систем для утверждения закупки и составления спецификации заказа. Примером такой заявки может быть запрос руководителя (зарегистрированный в системе управления запросами пользователей) выдать ИТ-активы для нового сотрудника своего подразделения:

Рис. 1 Заявка в системе управления запросами на обслуживание

Заявка в системе управления запросами на обслуживание

Рис. 2 Заявка в системе автоматизации управления ИТ-активами

Заявка в системе автоматизации управления ИТ-активами

ПОДГОТОВКА СПЕЦИФИКАЦИИ И ФОРМИРОВАНИЕ ЗАКАЗА

Преднастроенные «коробочные» процессы планирования и закупки в A-Tracker подразумевают выполнение различных действий с запросами на предоставление ИТ-активов: согласование, поиск на складе и резервирование, формирование спецификаций, заказов, договоров на поставку, проверку на соответствие бюджетных лимитов и т.д. Все эти процессы «из коробки» могут быть изменены заказчиком в соответствии с существующими процессами планирования и приобретения ИТ-активов в организации.

Для формирования спецификации запрошенных ИТ-активов в системе можно использовать каталог стандартных позиций – это полезно для стандартизации инфраструктуры внутри организации и упрощения процедуры закупки новых ИТ-активов:

Рис. 3 Пример каталога стандартных позиций

Пример каталога стандартных позиций

При формировании заказа на поставку из согласованных заявок можно выбрать подходящие модели оборудования и ПО, которые определены для стандартных позиций каталога. В системе это реализовано с помощью специального мастера:

Рис. 4 Формирование заказа – выбор моделей для стандартных позиций

Формирование заказа – выбор моделей для стандартных позиций

Результатом работы мастера будет являться сформированный заказ с перечнем конкретных моделей ИТ-активов, которые необходимо в дальнейшем приобрести. В объекте «Заказ» можно учитывать различное количество существенных параметров, таких как: дата поставки, спецификации ИТ-активов, оценочная стоимость и др.:

Рис. 5 Строка заказа

Строка заказа

Заказ можно скомпоновать различными способами: однотипное оборудования, оборудование одного поставщика или вообще произвольное оборудование, которое запрошено в рамках разных заявок.

СОЗДАНИЕ ДОГОВОРА НА ПРИОБРЕТЕНИЕ

Создание договора на приобретение ИТ-активов также автоматизировано с помощью специального мастера. В этом мастере выводится список всех согласованных заказов, на основании которых можно сформировать договор:

Рис. 6 Формирование черновика договора

Формирование черновика договора

В дальнейшем договор отправляется на согласование с ответственным менеджером:

Рис. 7 Согласование договора

Согласование договора

ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПОСТАВОК В РАМКАХ ДОГОВОРА

В A-Tracker предусмотрена возможность настройки уведомлений о приближающейся дате поставки ИТ-активов и механизма контроля поставок ИТ-активов по договору:

Рис. 8 Отслеживание поставок ИТ-активов

Отслеживание поставок ИТ-активов