Консалтинг в управлении ИТ-активами

качественно. Профессионально.

Управление договорной деятельностью

СКАЧАТЬ

Внедрение процесса управления договорной деятельностью позволяет решать такие задачи, как:

Хранение и учет договоров

Решение позволяет создавать объекты «Договор» различного типа. Наиболее часто используются следующие типы договоров:

Тип договора — это расширяемый список, который может быть модифицирован в соответствии с пожеланиями заказчика.

Рис. 1 Примеры типов договоров

Примеры типов договоров

Для удобства просмотра, учета и анализа договоров существует возможность отображения их списка в виде древовидной структуры. Это особенно полезно, когда есть множество дополнительных соглашений, а также в случае контракта мастер-лизинга.

Рис 2 Древовидная структура хранения договоров

Древовидная структура хранения договоров

Объект «Договор» возможно связать вместе с его электронной скан-копией, например, в формате pdf, или с веб-ссылкой на систему документооборота, где можно посмотреть такую скан-копию.

Мониторинг и контроль исполнения договоров

Настраиваемый список статусов объекта «Договор» позволяет отразить все стадии жизненного цикла договора. Смену статусов возможно привязать к ключевым событиям жизненного цикла.

Рис. 4 Пример списка статусов, отображенных на форме быстрого поиска договора

Пример списка статусов, отображенных на форме быстрого поиска договора

Смена статусов может быть частично автоматизирована за счет интеграций с внешними информационными системами. Например, если согласование договора происходит во внешней системе документооборота. Однако существующий механизм согласования позволяет удобно делать это и внутренними средствами.

Рис. 5 Внутрисистемное уведомление о согласовании первичной версии договора

Внутрисистемное уведомление о согласовании первичной версии договора

Кроме мониторинга этапов жизненного цикла договора, можно настроить оповещения о ключевых событиях, например: наступление даты действия договора, даты поставки, даты окончания действия и т.д.

Важно отслеживать выполнение всех условий договора на различных этапах его жизненного цикла. Имеющиеся механизмы настраиваемых мастеров позволяют программировать выполнение сопутствующих операций на всех этапах жизненного цикла. Например, перед закрытием договора можно принудительно проводить анализ выполнения всех условий.

Отслеживание связей между договорами и ИТ-активами, заказами и проектами

Объект «договор» может быть связан с другими объектами учета, которые отслеживаются в рамках управления ИТ-активами. Он может быть связан непосредственно с ИТ-активами, которые были закуплены, взяты в аренду или в лизинг. При внедрении процесса управления закупками, создание заказа на поставку ИТ-активов в рамках договора подразумевает автоматическое создание связи между ними. Поступившие в рамках закупки ИТ-активы и их артефакты также автоматически будут связаны с соответствующим договором. Кроме того, с ним могут быть связаны его собственные артефакты, такие как, проект договора со списком согласования, договоры пролонгации и т.п.

Рис 6. Связанные с договором ИТ-активы

Связанные с договором ИТ-активы

Рис 7. Связанные с договором заказы

Связанные с договором заказы

Связь с ИТ-активами дает возможность получения целостной картины взаимодействия процессов инвентарного учета и управления договорной деятельностью. Следующий скриншот демонстрирует пример простейшего отчета, из которого видно, насколько хорошо взаимодействуют процессы инвентарного учета и управления договорной деятельностью.

Рис. 8 Пример простого отчета

Пример простого отчета

Договоры также могут быть связаны с проектами.

Рис 9. Связанные с договором проекты

Связанные с договором проекты

Возможность связывания договоров с ИТ-активами, заказами, проектами позволяет решить задачу построения единого информационного пространства, что расширяет возможности управления ИТ-активами, например: отслеживание поставок оборудования в рамках договоров закупки, учет ИТ-активов в качестве ресурсов проектов и т.д.

СКАЧАТЬ

| Google+