Консалтинг в управлении ИТ-активами

качественно. Профессионально.

Управление ресурсами ИТ. Объединять или разделять?

Внедряя ИТ-проекты и предоставляя ИТ-услуги мы пользуемся одними и теми же ресурсами. Как повысить эффективность использования общих ресурсов ИТ? Стоит ли объединять деятельность по контролю и учёту ресурсов в рамках управления проектами и предоставления ИТ-услуг? И кому это выгодно?



Любая деятельность должна быть обеспечена ресурсами. Для службы ИТ можно выделить следующие их разновидности: человеческие (интеллектуальные активы), финансовые (возобновляемый актив), управленческие, информационные (формализованные опыт и знания), ИТ-оборудование и лицензии ПО.

Рассмотренные идеи справедливы для любых видов перечисленных ресурсов. Поэтому, для простоты изложения и примеров, в рамках статьи, мы будем под ресурсами понимать только аппаратные ИТ-активы и лицензии ПО.

Полагаю, вы легко вспомните две-три компании, для которых характерна следующая ситуация:

Если требуется централизовать учёт ресурсов в рамках смежных деятельностей, то возникают дополнительные вопросы:

1. ДЛЯ ПРОЕКТОВ И ИТ-УСЛУГ НУЖНЫ ОДНИ И ТЕ ЖЕ РЕСУРСЫ

Если в основе деятельности службы ИТ в компании лежит сервисный и проектный подходы, то возможны параллельные процессы, работающие с ресурсами ИТ.

Обратимся к определению Портфеля сервисов в библиотеке ITIL V3: область, называемая «конвейер ИТ-услуг» 1 соответствует проектной деятельности по созданию ИТ-услуг, см. рис.1.

Рис. 1. Ресурсы проекта и ресурсы ИТ-услуги едины в части ИТ-оборудования и лицензий ПО

Ресурсы проекта и ресурсы ИТ-услуги едины в части ИТ-оборудования и лицензий ПО

Таким образом, жизненный цикл ИТ-услуги можно разделить на две части: период ее создания или модернизации и период предоставление ИТ-услуги и вывода ее из эксплуатации. Деятельность в рамках первого периода определяется через проектное управление, а деятельность второго – через сервисное управление или предоставление ИТ-услуг. И на обоих временных периодах потребляются одни и те же ресурсы ИТ 2: ИТ-оборудование и лицензии ПО.

Можно сказать, что общий пул ресурсов в рамках сервисного и процессного управления совпадает с портфелем ИТ-активов 3. Разница в том, что для разных процессов управления важны разные характеристики одних и тех же ИТ-ресурсов, см. Рис. 2.

Рис. 2. Фокусы управления ресурсами ИТ

Фокусы управления ресурсами ИТ

Получается, что в рамках управления ИТ-проектами, процессов ITSM и ITAM используются одни и те же материальные ИТ-ресурсы. Разница лишь в аспектах управления ими.

Использование единых инструментов инвентаризации и хранилища данных, интегрированных процессов учёта и управления, позволить снизить затраты на сбор и поддержку актуальности данных и обеспечить их полноту и актуальность.

2. ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ УЧЁТ ИТ-РЕСУРСОВ ПОВЫШАЕТ ИХ УПРАВЛЯЕМОСТЬ

Если портфель ИТ-активов совпадает по охвату с общим пулом ресурсов проекта и ИТ-услуги, то в праве ли мы сказать, что управление ИТ-активами способно заменить управление ресурсами ИТ-услуг и ресурсами проекта?

Нет, не в праве. Потому что это разные активности и в них вовлечены люди из смежных подразделений, со своими задачами и областями ответственности.

И все же, управление ИТ-активами может быть основой для организации многофакторного учёта ИТ-ресурсов – и в интересах управления проектами, и в интересах предоставления ИТ-услуг, и в своих интересах.

Это возможно за счет того, что:

Рис. 3. Жизненные циклы ресурса проекта, КЕ и ИТ-актива

Жизненные циклы ресурса проекта, КЕ и ИТ-актива

Жизненный цикл ресурсов проекта (от закупки до ввода в эксплуатацию) и жизненный цикл КЕ (от ввода в эксплуатацию до вывода из эксплуатации) являются частью полного жизненного цикла ИТ-актива (от планирования до выбытия).

Каждая из рассмотренных областей управления развивалась на основе обобщенных практических случаев и методик. Их последователи считали свою предметную область самодостаточной и поэтому в каждую из них были заложены собственные процессы учёта ресурсов проекта 5 или ИТ-услуги 6. Если в одной компании применяются любые две или все три методологии, то имеет смысл их объединять или интегрировать.

Управление ИТ-активами может быть тем самым единым инструментом управления ресурсами ИТ.

Если есть потребность в наличии точной информации о ресурсах ИТ по нескольким аспектов, то имеет смысл объединять различные активности и интегрировать между собой разные источники информации об одних и тех же объектах управления.

Подобное объединение позволит упростить работу и сократить трудозатраты по поддержанию актуальности данных и сформировать единое хранилище информации 7, на основе которого можно строить комплексные отчеты в различных разрезах.

3. ДЛЯ КОГО ПОЛЕЗНА ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ УЧЁТА ИТ-РЕСУРСОВ?

Добавляя аспекты управления ИТ-ресурсами, мы вовлекаем новых участников в наше централизованное информационное пространство.

Так, прозрачность в части учёта ресурсов ИТ с точки зрения разных аспектов управления может быть интересна для менеджеров, ответственных за обеспечение информационной безопасности или обеспечение соответствия деятельности ИТ – внешним и внутренним требованиям, см. рис 4.

Имеет смысл централизовано собирать и хранить информацию по объектам управления, объединяя и обогащая ее данными из смежных источников по необходимым срезам управления.

Процессы управления ИТ-активами характеризуются сильными горизонтальными связями и вовлечением участников из разных департаментов. С одной стороны, из-за большего количества участников, это усложняет внедрение и запуск подобных процессов. С другой стороны, сами участники являются заинтересованными сторонами, что упрощает обоснование внедрения управления ИТ-активами. Так же это снижает затраты на сбор актуальной информации об ИТ-активах за счет исключения дублирования деятельности.

Рис. 4. Кому может быть полезно зрелое управление ИТ-активами

Кому может быть полезно зрелое управление ИТ-активами

В качестве иллюстрации централизации разных источников информации об ИТ-активах и том, какие возможности управления это добавляет, приведем реальный кейс из проекта (см. рис. 5).

Одной из предпосылок проекта была невозможность получения точной и достоверной информации об ИТ-активах. Информация должна была собираться на протяжении всего жизненного цикла. Требовалось обеспечить возможность ее удобного просмотра в нужных разрезах в любой момент времени. Переводя это на язык данных – необходимо было организовать единое информационное пространство с использованием смежных ИТ-систем в качестве источников.

По итогам проекта получилась структура связанных данных, см. рис. 5.

В качестве источников данных выступали следующие информационные системы: корпоративная бухгалтерская система, система документооборота, хранилище данных о конфигурационных единицах, MS Active Directory и набор файлов MS Excel. Были настроены интеграции для обеспечения актуальности данных во времени.

В рамках системы управления ИТ-активами, выстроены следующие связи:

Рис. 5. Структура данных единого информационного пространства

Структура данных единого информационного пространства

В результате менеджеры проектов получили возможность управлять проектами с точки зрения финансов, договоров и ресурсов из одной точки.

Выводы

В заключение несколько ключевых мыслей этой статьи:


1 Конвейер ИТ-услуг, ITIL V3, Service Strategy, 4.2.3 Service Portfolio, Pipeline and Catalogue, p 117

2 В качестве ресурсов ИТ-услуги рассматриваются активы и конфигурационные единицы, КЕ. Для ресурсов проекта отдельного термина нет, поэтому мы будем использовать словосочетание «ресурс проекта»

3 ИТ-актив – это может быть оборудование, запчасти, расходные материалы или программное обеспечение или ИТ-услуги, а возможно, и нематериальные сущности (логические элементы), относительно которых у компании имеются права владения или использования и которые учитываются в репозитории ITAM в рамках их жизненного цикла. Но в основном под ИТ-активами подразумевается аппаратное и программное обеспечение.
Портфель ИТ-активов – это все ИТ-активы компании, за которые компания несет юридическую ответственность.
Управление ИТ-активами – это набор взаимосвязанных процессов, нацеленных на решение вопросов физического учёта, финансового контроля и контрактных обязательств, связанных с ИТ-активами, на протяжении всего жизненного цикла.

4 Исключением являются логические элементы, учитываемые в CMDB, в рамках процесса управления конфигурациями и активами, типа диапазона IP адресов локальной сети.

5 Управление ресурсами проекта – одна из главных групп процессов управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учёта и контроля ресурсов, управление запасами ресурсов. Эти процессы относятся к управлению трудовыми и материально-техническими ресурсами. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью.

6 Управление конфигурациями и активами – один из основных процессов в рамках предоставления ИТ-услуг, решающий задачи управления конфигурационными единицами в ходе их эксплуатации. Еще есть смежные процессы, задействованные в предоставлении, учёте и сопровождении эксплуатации КЕ: управление запросами пользователей и инцидентами, управление изменениями, управление уровнем предоставления ИТ-услуг.

7 Куда из разных видов деятельности будут поступать актуальные данные по разным аспектам учитываемых объектов: функциональному, финансовому, контрактному, инвентарному.


| Google+