Консалтинг в управлении ИТ-активами

качественно. Профессионально.

Показатели эффективности для управления ИТ-активами

Как оценить эффективность процессов управления ИТ-активами? Как правило, общие цели у всех одинаковы: уменьшение издержек ИТ и снижение рисков несоответствия требованиям внешних и внутренних регуляторов. Мы решили привести наиболее часто встречающиеся KPI в нашей практике.

Показатели

Показатель качества Метрика Описание
Полнота контрактной информации, связанной с ИТ-активами Доля ИТ-активов (от общего числа ИТ-активов), связанных с договорами (приобретения/аренды/лизинга). Если ИТ-активы были поставлены на учет, но оказались не связаны с договором приобретения (аренды, лизинга), скорее всего процесс управления ИТ-активами выполняется сотрудниками некорректно (в части постановки ИТ-активов на учет). Отсутствие связи ИТ-актив-договор может привести к невозможности сопоставления инвентарной, контрактной и финансовой информации об ИТ-активе.
Доля договоров поддержки (от общего числа договоров поддержки), связанных с ИТ-активами Отсутствие связи между договором поддержки и ИТ-активом / системой / ИТ-услугой не позволяют отнести стоимость поддержки на актив, для корректного расчета ТСО ИТ-актива, а значит и ИТ-услуги, для которой ИТ-актив является финансовым ресурсом.
Полнота инвентарных данных об ИТ-активах Доля ИТ-активов (от общего числа ИТ-активов) с полностью заполненными ключевыми инвентарными параметрами (серийный номер, hostname и т.п.). Отсутствие ключевых параметров может сильно осложнить:
  1. идентификацию ИТ-актива (например, при аудите);
  2. анализ массива ИТ-активов на предмет оптимизации использования;
  3. сопоставление ИТ-актива с системой \ ИТ-услугой;
  4. сопоставление информации, связанной с этим ИТ-активом, с информацией из других систем. Например, сопоставление с данными из бухгалтерии чаще всего происходит по серийному номеру и при его отсутствии такое сопоставление скорее всего окажется невозможным.
Полнота финансовой информации об ИТ-активах Доля ИТ-активов (от общего числа ИТ-активов), с полностью заполненными ключевыми финансовыми параметрами. Отсутствие ключевых финансовых параметров, таких как закупочная и балансовая стоимость, срок амортизации (полезного использования) может затруднить расчет совокупной стоимости владения (ТСО) для такого актива.
Отсутствие ключевых финансовых параметров так же может указывать на ошибки сопоставления информации из различных систем, например, при интеграции с системой бухгалтерского учета
Доля ИТ-активов (от общего числа ИТ-активов), связанных с портфелем ИТ-услуг \проектов. Связь ИТ-актива с ИТ-услугой/ проектами позволяет повысить точность системы учета затрат.
Наличие большого количества ИТ-активов, не связанных с ИТ-услугами, проектами или направлениями деятельности приводит к увеличению доли косвенных не отнесённых затрат в общей структуре затрат, что снижает точность системы учета.
Корректность выполнения процедур в процессе управления ИТ-активами Наличие расхождений между данными об ИТ-активах в репозитории и продуктивной среде. Неактуальная информация затрудняет принятие корректных управленческих решений.
Оптимальное использование ИТ-активов Наличие в компании пере- или недолицензирования ПО. Перелицензирование – это излишние издержки на ИТ. Покупается больше, чем используется, а это возможность экономии для компании.
Недолицензирование – риск наложения штрафных санкций за использование нелицензионного ПО.
Количество ИТ-активов (по категориям), закрепленных за конкретным сотрудником. Среднестатистический сотрудник обычной компании не может работать за 3-мя ПК или ноутбуками одновременно. Это может показывать на злоупотребление закупками или распределением ИТ-активов.
Доля ИТ-активов от общего числа, модель которых отличается от корпоративных стандартов. Нестандартные конфигурации могут быть несовместимы с промышленной средой в компании, требовать отдельного и часто дорогого обслуживания (например, администрирование компьютеров и ноутбуков Apple в среде подавляющего большинства оборудования с ОС MS Windows требует отдельных знаний от системных администраторов или отдельного сотрудника). Стандартизация оборудования сокращает издержки компании на ИТ.
Средний возраст ИТ-активов по категориям. Устаревшие ИТ-активы, например ПК и пакет MS Office, могут уже не соответствовать требованиям бизнеса.
Доля ИТ-активов от общего числа для которых истек (или истекает) срок гарантии. ИТ-активы с истекшим сроком гарантии могут повлечь дополнительные издержки на их содержание в случае выхода из строя, поломки и т.д.
Минимизация рисков несоответствия требованиям внешних и внутренних регуляторов Доля лицензий, имеющих подтверждение о владении / приобретении (правоустанавливающие документы) от общего числа лицензий в компании. Отсутствие правоустанавливающих документов может повлечь риск применения штрафных санкций. Правоустанавливающие документы подтверждают факт приобретения и владения лицензиями ПО. К правоустанавливающим документам кроме лицензионного соглашения и соответствующей копии ПО для установки, относится доказательство приобретения (оплаченный счет, чек и т.п.).
Доля договоров с нарушенными сроками их исполнения относительно общего числа договоров. Невыполнение условий договора – это риск наложения штрафных санкций на компанию. Наличие незакрытого договора (при истекшем сроке действия) может говорить либо о халатности сотрудников компании в рамках процесса управления договорной деятельностью, либо о невыполнении условий договора для его закрытия.
Доля утилизированных ИТ-активов (от общего числа утилизированных ИТ-активов), по которым наличествует полный комплект необходимой документации Утилизированные активы без полного комплекта документов, могут быть рассмотрены как стоящие на балансе компании, что может повлечь нарушение требований регуляторов. К документам относятся: акты, счета-фактуры, паспорта о содержании драгоценных металлов, лицензии и свидетельства компании, проводившей утилизацию и т.п.

Заключение

Приведенные выше ключевые показатели эффективности процессов управления ИТ-активами могут помочь выявить наиболее «слабые» места и указать на области, в которых стоит провести анализ на предмет исправления сложившейся негативной ситуации.


| Google+