Консалтинг в управлении ИТ-активами

качественно. Профессионально.

Верификация счетов – Зачем и почему? – Рассматриваем эту основополагающую практику для проактивного управления ИТ-активами

Шерри Ирвин (Sherry Irwin), Technology Asset Management, Inc.

Перепечатка из ITAK, Сборник 10, Выпуск 4. ©2015 IAITAM, Все права защищены.
(Reprint from ITAK, Volume 10, Issue 4. ©2015 IAITAM, All rights reserved.)


Примечание: контент отражает отраслевую специфику и приведен только для примера, и должен быть изменен для нужд вашей организации.

Проблема

Счета — это средства, с помощью которых поставщики собирают платежи, причитающиеся за товары и услуги, которые они предоставляют своим клиентам. Как правило, это происходит в соответствии с регламентирующими документами: условиями контракта, формой заказа и/или заказом на поставку. Несмотря на условия контракта, счета могут иметь дополнительные или другие условия. Эти дополнительные условия часто содержат ошибки и пропуски, которые сделаны в попытке оправдать небольшие недоразумения или недочеты, а также уменьшить юридическую ответственность за потенциально неправильную или неполную информацию.

Счета для продуктов и услуг в области информационных технологий, похоже, имеют более высокое количество ошибок, чем для не-ИТ продуктов и услуг — особенно для счетов, связанных с программным обеспечением (лицензии, обновления, обслуживание и поддержка). Результаты исследований нескольких клиентов показывают, что до 75% счетов, связанных программным обеспечением — некорректны; среднее значение находится в диапазоне от 50% до 60%. Это не означает, что все такие ошибки оказывают существенное влияние на затраты и риски, но некоторые являются именно такими. Однако существует корреляция между ошибками в счетах и контрактами с согласованными условиями: чем больше условий, тем больше вероятность того, что счет будет содержать ошибки.

Другие причины более высокого количества ошибок:

Общая практика: сопоставление счетов

Многие организации автоматизируют процесс оплаты счетов или делегируют решение по оплате счетов бухгалтерскому персоналу, незнакомому с ИТ-отраслью и регламентирующими документами. В любом случае, решение об оплате по счету производится на основе трехстороннего сопоставления, а именно: сравнение заказа на поставку, счета, факта получения продуктов и услуг. Сравнение – будь то автоматическое или ручное – может учитывать только номер и сумму заказа на поставку, без учета другой информации, представляющей интерес для управления ИТ-активами (ITAM), включая информацию, что продукт или услуга:

И, конечно, сравнение не учитывает, соответствует ли счет согласованным условиям регламентирующих документов – особенно если поставщик изменил свою бизнес-модель (что не обязательно может повлиять на регламентирующие документы). Вот несколько примеров, чтобы продемонстрировать, как трехстороннее сопоставление может быть недостаточным, хотя во всех случаях сумма, как и ожидалось, может быть «корректной»:

Лучшая практика: верификация счетов

Более комплексная проверка счетов должна проводиться при поддержке управления ИТ-активами (ITAM), а также с участием служб управления контрактами и поставщиками. В том числе следует учитывать дополнительные факторы, приведенные в таблице ниже. Такая проверка может включать несколько сторон внутри организации и не обязательно требуется для каждого счета. Хотя это в основном ручная работа, требующая усилий – всегда есть возможность оптимизации за счет выборочной проверки счетов. (Проверка счетов также является средством определения продуктов/услуг, которые организация приобрела в прошлом, а также для обновления данных или проверки репозитория ИТ-активов и лицензий, которыми владеет организация).

Критерии проверки счетов и чек-листы должны быть включены в ваш инструментарий ITAM – набор документов (чек-листов, шаблонов) для поддержки программы ITAM.

Какие счета нужно верифицировать? Репрезентативные критерии для определения необходимости проверки счетов включают:

Что следует учитывать при проверке счетов? В зависимости от множества факторов (поставщика, продукта, стоимости и т. д.), верификация может охватывать все или часть из нижеперечисленного (и более того):

Компания поставщика: Были ли какие-либо изменения в структуре владения, организационной структуре, менеджменте, направлении развития продукта/обязательствах и т.д.? Если да, то какие юридические/финансовые/другие последствия?

Возникали ли какие-либо коллизии в результате таких изменений?
Охваченный период: Соответствует регламентирующим документам и счетам за предыдущий период?
Уведомление: Требовались ли и были ли предоставлены необходимые уведомления (например, поддержка, фьючерсный контракт на продукт)?

Счет выставлен и получен до наступления срока платежа (согласно регламентирующим документам)?
Соответствие регламентирующим документам: Есть ли детали, в частности наименования продуктов, количество, особые права/ограничения использования, которые соответствуют регламентирующим документам и соглашениям, достигнутых в ходе переговоров? (Если нет, то поставщик должен заново выставить счет, чтобы такое сопоставление было возможно)
Количество: Какова природа продукта или услуги (например: лицензия, поддержка, услуга, другое)?

Знает ли ITAM об этом продукте/услуге? Включены в бюджет?

Как это соотносится с предыдущими счетами?

Как это соотносится с условиями регламентирующих документов, особенно в отношении любого увеличения?

Как это соотносится с оплатой другим поставщикам за сходные продукты, лицензии, поддержку и т.д.?

Как это соотносится с оплатой другими заказчиками за тот же продукт?

Является ли курс конвертации валют разумным? Насколько конвертируемая стоимость сравнима с ценами в США?
Налоги: Какие налоги применяются?

Какие налоги были начислены, в какой сумме? Они корректны? Поставщик предоставил налоговый регистрационный номер?

Каковы налоговые обязательства организации? Они выполнены?
Область лицензии/использования: Определена? Если определена, может ли быть сопоставлена с регламентирующими документами?

Соответствует регламентирующим документам или изменилась из-за текущих бизнес-практик или политик поставщика (должна оставаться прежней)?

Существуют ли другие условия, которые являются нежелательными/вносят озабоченность или не включены в действующие регламентирующие документы?

Организация соответствует требованиям лицензии или другим существенным условиям?
Область лицензии/использования: Продукт установлен? Больше или меньше, чем разрешено в соответствии с регламентирующими документами?

Продукт/услуга активно используется? Больше или меньше, чем разрешено в соответствии с регламентирующими документами?

Какова дорожная карта организации для продукта/услуги? Основываясь на дорожной карте, больше или меньше потребуется продукта/услуги, когда?
Ценность/ROI: Какова ценность, полученная от продукта/услуги и предыдущих платежей?

Сумма соразмерна ценности, которая будет получена конкретно от этого продукта?

Как это сопоставимо с первоначальным бизнес-кейсом? С текущим/планируемым использованием?

Существует ли возможность увеличить полученную ценность (например, более широкое развертывание)?

Как поставщик может помочь в увеличении полученной ценности?

Как вариант, можно ли договориться о снижении размера платежей, соразмерно полученной ценности?
Услуги: Существуют ли какие-либо проблемы, связанные с использованием продукта, поддержки, услуг и т.д. в настоящее время и в будущем? (Если да, то это может быть использовано для того, чтобы обратить на это внимание, наряду с определенными возможностями для воздействия)
Планы поставщиков: Имеет ли поставщик планы организационных изменений или продуктовые планы, которые могут оказать воздействие на этот продукт/услугу, затраты и/или ценность? Если да, то как?

Примечание: многие счета не имеют полной информации; например, срок обновления обслуживания, платежи с разбивкой по продукту или услуге. Кроме того, наименования и количество продуктов часто не указаны. Если эта и другая информация отсутствует или не может быть сопоставлена с регламентирующими документами, необходимо запросить пересмотренный счет с более полной информацией от поставщика, и приостановить оплату до тех пор, пока такой счет не будет получен.

Таким образом, верификация счетов является основополагающей практикой для проактивного управления ИТ-активами, а также управления поставщиками и контрактами, по которым предоставляются ИТ-активы. Благодаря верификации счетов, в рамках успешных программ ITAM реализовывались значительные финансовые и другие преимущества, которые легко и далеко превосходили прилагаемые усилия.

О Шерри Ирвин:

Основатель (1995 г.) и президент Technology Asset Management Inc., имеет более чем 30-летний опыт управления ИТ-активами (ITAM), включая управление лицензиями, контрактами и поставщиками в широком спектре отраслей. Она получила международное признание как пионер, эксперт, преподаватель и защитник в этой развивающейся дисциплине. Она также проводит серию образовательных воркшопов и семинаров по различным аспектам управления ИТ-активами, включая стратегию и программу развития ITAM, управление программным обеспечением и лицензиями (SAM), а также управление контрактами и управление поставщиками (CVM). Помимо своей консалтинговой и образовательной практики, Шерри также является: * Основателем (1992) и председателем Canadian IT Asset Management Users’ Group (CITAMUG); форума, на котором можно поделиться знаниями ITAM и повлиять на отраслевые практики. * IAITAM Fellow, признанным лидером и защитником отрасли. * Представителем аккредитованной организации для проведения курсов (ATO) для отдельных курсов IAITAM. * Канадским делегатом по разработке стандартов ISO/IEC 19770 (Software Asset Management). * Советником (экспертом TAC) для клиентов Косультативного Совета (The Advisory Council, TAC)


| Google+