Консалтинг в управлении ИТ-активами

качественно. Профессионально.

Управление закупками

СКАЧАТЬ

Управление закупками необходимо для контроля и стандартизации снабжения в компании заказчика. Оно включает закупку оборудования, ПО, сервисов и пополнение запасов ИТ-активов. Управление закупками позволяет создавать, отслеживать и управлять связями между контрактами на поставку и непосредственно ИТ-активами, полученными в рамках этих поставок.

Планирование закупок

Планирование осуществляется за счет обработки и консолидации заявок на приобретение ИТ-активов. Таким образом, составляется план закупок на год, полгода или квартал. Помимо плановых заявок на закупку возможны оперативные закупки. Причиной их возникновения может быть необходимость пополнения неснижаемых остатков на складе или необходимость выдать пользователю ИТ-актив, которого нет на складе и нет в планах на закупку. В первом случае заявка на закупку создается в системе автоматически согласно значениям счетчиков неснижаемых остатков. Во втором случае заявки пользователей на приобретение могут быть зарегистрированы либо непосредственно в системе автоматизации управления ИТ-активами, либо в других информационных системах — порталах самообслуживания, Service Desk и т.д. Благодаря широким возможностям интеграции можно получать всю необходимую информацию из других информационных систем для утверждения закупки и составления спецификации заказа. Примером такой заявки может быть запрос руководителя (зарегистрированный в системе управления запросами пользователей) выдать ИТ-активы для нового сотрудника своего подразделения:

Рис. 1 Заявка в системе управления запросами на обслуживание

Заявка в системе управления запросами на обслуживание

Рис. 2 Заявка в системе автоматизации управления ИТ-активами

Заявка в системе автоматизации управления ИТ-активами

Подготовка спецификации

Подготовка спецификации может быть выполнена двумя способами:

Рис. 3 Форма модели, общие параметры

Форма модели, общие параметры

Рис. 4 Каталог — список поставщиков

Каталог — список поставщиков

Информация в каталоге может обновляться автоматически по соответствующим прайс-листам у поставщиков посредством интеграций. Каталог предоставляет возможность связывать модели оборудования, которые используются на разных шагах множества процедур при управлении ИТ-активами с конкретными продуктами поставщиков. Это позволяет при формировании заказа оперативно выбрать подходящую модель и сразу конкретный продукт из списка. Управление закупками позволяет составить и согласовать с заказчиком политики проведения закупок в соответствии с заявками. Для каждой задачи, проекта или должности можно определить список стандартных моделей оборудования, ПО, расходных материалов или услуг, которые могут быть закуплены.

Рис. 5 Пример стандартных моделей для закупки

Пример стандартных моделей для закупки

А привязка моделей к поставщикам позволит формировать заказы с учетом актуальных цен в прайс-листах соответствующих поставщиков и стандартизировать инфраструктуру при закупке однотипного оборудования.

Создание договора на поставку

Создание договора на поставку автоматизировано с помощью специального мастера. В этом мастере выводится список всех моделей оборудования, запрошенного из заявок и помеченных к закупке. Это позволяет компоновать единый договор на поставку однотипного оборудования, оборудования одного поставщика или вообще произвольное оборудование, которое запрошено в рамках разных заявок.

Рис. 6 Мастер формирования договора на поставку

Мастер формирования договора на поставку

В результате работы мастера будет сформирован договор на поставку оборудования. К договору на поставку автоматически привязывается объект «Заказ». Заказ позволяет отслеживать поставки ИТ-активов в рамках договора, учитывать уже пришедшие ИТ-активы и те, которые еще будут поставлены. В заказе можно учитывать различное количество существенных параметров, таких как:

Рис. 7 Форма заказа

Форма заказа

Отслеживание поставок в рамках договора

В решении предусмотрена возможность гибкой настройки уведомлений о приближающейся дате поставки, а также механизм подтверждений поставок ИТ-активов по договору. Можно настроить уведомление всех заинтересованных лиц при создании договора. Существует возможность напоминаний о поставке ИТ-активов в рамках договора непосредственно в день поставки, либо заранее. Сроки уведомлений за определенное время до поставки настраиваются, например, уведомлять можно за месяц, за неделю и за день.

Подтвердить поставку ИТ-активов на склад можно на форме заказа, либо на форме «Мои задачи рабочего процесса».

Рис. 8 Форма «Мои задачи рабочего процесса»

Мои задачи рабочего процесса

Отследить количество поставленного оборудования можно на соответствующей вкладке формы заказа, где указывается, какие ИТ-активы уже получены, а какие еще нет.

Рис. 9 Отслеживание поставок

Отслеживание поставок СКАЧАТЬ

| Google+