Консалтинг в управлении ИТ-активами

качественно. Профессионально.

Краткое руководство по лицензированию SAP (2015)

logo_itamreview

Перевод оригинальной статьи ITAM review.
Источник: www.itassetmanagement.net/2015/04/21/sap-licensing-quick-guide-2015/.
Огромное спасибо Martin Thompson за разрешение на перевод.



Лицензирование SAP является одной из самых сложных и комплексных задач с которыми сталкивается управление программными активами (Software Asset management, SAM) и специалисты по лицензированию программного обеспечения. SAP отличается от других поставщиков тем, что он позволяет рассчитывать лицензирование программного обеспечения совсем по-другому. Лицензионные политики SAP базируются на расчете показателей использования - того, что даже сам SAP не может описать предельно точно.

Путаница также царит и вокруг определения «именованных пользователей» (named users), что является самым основным элементом лицензионных метрик SAP. Имена пользователей основаны на никнеймах (username), которые не являются фактическими именами людей. Это в свою очередь означает, что один человек может иметь несколько username в ИТ-инфраструктуре. Это осложняется ещё и тем, что эти никнеймы могут иметь доступ к различным системам в рамках SAP.

Это краткое руководство по лицензированию является обновлённой версией того руководства, которое ITAM review опубликовали ещё в 2010 году. В то время как способы лицензирования SAP изменилась не очень сильно, существуют несколько важных аспектов, которые были обновлены и о которых пользователи SAP должны знать.

Лицензирование SAP

Основная лицензионная метрика для приложений SAP основана на именованных пользователях. Существуют различные виды «именных пользовательских» (named user) лицензий для клиентов в рамках приобретения SAP; в их числе профессиональные, ограниченные профессиональные и лицензии для сотрудников, о которых мы расскажем в руководстве позже (professional, limited professional и employee).

Как мы упоминали ранее, именованные пользователи привязаны к никнеймам (и они привязаны к временному интервалу). Это означает, что на протяжении определенного периода времени количество никнеймов не должно превышать определённого предела, который определен в вашем договоре с SAP. Если пользователь покидает организацию или ему необходимо изменить роль, то значит он будет использовать другие аспекты (параметры, модули) в рамках SAP, и тип лицензии может быть изменен. Стоит отметить, что в компании SAP сотрудники сами не могут помочь себе с объяснением типов пользователей и лицензий, которые весьма туманны и неясны.

Важно помнить, что хотя SAP приобретает ряд компаний, разрабатывающих собственное ПО, исходный формат лицензирования этого ПО может оставаться неизменным, т.е. не будет включен в структуру лицензирования named user продуктов SAP.

Основные типы лицензий

Существует три основных типа лицензионных метрик для приложений SAP:

Специальные типы лицензий

Специальные типы лицензий могут быть определены вашей организацией. Такая форма лицензии не считается "официальной", поскольку создается вашим локальным представительством (SAP Office), а не самим SAP. На данный момент не существуют документационной поддержки такого типа лицензии SAP. Организациям необходимо четко определить, какие параметры для специальных типов лицензии им нужны, чтобы все пользователи понимали, на что именно они имеют лицензию. Это также помогает точно определить те дополнительные лицензии, которые нужны организации.

Программный движок (Software Engines)

Программный движок – это дополнение к существующей модели лицензирования SAP. Данные инструменты SAP также известны как пакеты (packages) SAP, они являются внешними компонентами, которые предлагаются организациям, если они в них нуждаются. Они оплачиваются дополнительно и их примеры включены в систему расчёта платёжных ведомостей SAP’s Payroll. Если организация хочет использовать процесс платёжных ведомостей с использованием системы расчёта SAP’s Payroll, то им требуется оплачивать данную привилегию дополнительно, так как она находится за рамками их лицензионного соглашения. Каждый компонент имеет свою цену и модель лицензирования, поэтому организациям нужно это обговаривать с SAP или продавцами услуг для выяснения, какие же варианты возможны для их организации.

Для программных движков (software engines) необходимо создавать предупреждения (оповещения), чтобы организация могла видеть, когда её лицензии близки к максимальному использованию. Это важно, потому что без настройки оповещения организация может получить недостаточное лицензирование продуктов SAP и попасть в список нарушителей лицензионных соглашений. Настройка оповещений помогает управлять существующей лицензией, а также обеспечивает индикацию потенциала «выхода на полную мощность» по использованию данной лицензии.

«К аудиту готов»

К сожалению, аудит SAP - это довольно частое явление, причем большинство пользователей SAP имели аудиторскую проверку в последние несколько лет. Существует ряд шагов для менеджеров по лицензированию SAP, которые они могут предпринять для того, чтобы гарантировать, что их организация будет лучше подготовлена для любых аудиторских проверок. Первым шагом является классификация пользователей SAP.

Классификация пользователей SAP

Определение правильной классификации для пользователей SAP - это непростая задача для любой организации. Существует ряд сложностей, которые мы уже затронули, такие как использование одним сотрудником различных username для различных SAP систем.

Например:

  1. для системы управленческой отчетности Business Intelligence (BI),
  2. для системы планирования ресурсов организации и отчетов о биржевых операциях (Enterprise Resource Planning - ERP),
  3. для второй ERP-системы утверждений счетов).

Какой уровень лицензии SAP должен быть у пользователя в данном примере? Это вопрос, на который должна найти ответ каждая организация, использующая SAP.

SAP не поставляет инструмент для классификации пользователей по их активности. Компания SAP предоставляет стандартную программу транзакций (SAP transaction program), которая собирает все классификации, что организация ранее определила сама во всех своих системах, а затем направляет их напрямую в SAP для анализа и подтверждения этих данных.

Существует две основные проблемы при распределении лицензий SAP внутри организации. Как стоимость лицензии, так и размер организации играют существенную роль в лицензировании SAP. Разница в стоимости между лицензией для «профессионального пользователя» и лицензией «для сотрудника» весьма значительна. Это заставляет организации задуматься дважды, прежде чем выбирать лицензии высокого уровня.

Клиенты SAP также должны думать о том, сколько пользователей SAP им понадобится в ближайшие несколько лет (или в течение срока действия договора). Что происходит с теми пользователями, которые покидают организацию, или теми пользователи, которые изменили свою роль внутри организации? Это дополнительная трудность в лицензировании SAP, которую необходимо учитывать, поэтому организации пытаются создать простые, но эффективные методы для классификации своих пользователей SAP. Однако, организации должны находится в рамках, определённых лицензионным контрактом с SAP, так как, пока соблюдается контракт, организации могут создавать любые формы неофициальных классификаций пользователей SAP. При условии, что они классифицируют и учитывают пользователей точно.

Стоит также упомянуть, что необходимо соответствие между именами пользователей и их никнеймами. Крайне важно связать все пользовательские никнеймы для входа в системы SAP с их личными учетными записями, чтобы вы могли правильно определить, какой тип лицензии должен быть у пользователя.

Со временем, клиенты SAP создали ряд методов для управления лицензиями, которые мы рассмотрим ниже.

Классификация пользователей SAP «по использованию»

Есть целый ряд элементов, которые необходимо учитывать при классификации пользователей SAP «по использованию»:

- Степень активности

Идентификации пользователей по активности, вероятно, лучший способ определения вида лицензии SAP. Чем больше пользователь использует SAP или приложения в рамках SAP, тем выше уровень лицензии для него требуется. Как отмечалось в нашем предыдущем руководстве SAP (автор Moshe Panzer), активность SAP контролируется с помощью:

«Диалоговых шагов (Dialog Steps)”, которые в практическом плане означают количество нажатий на клавиатуре и используемые экраны. Вы можете посмотреть эти подсчёты на примередеятельности ST03N в SAP (статистические данные о рабочей нагрузке, Workload Statistics). Используя этот метод, клиент предварительно устанавливает шкалу. Например, для пользователей, чья деятельность не превышает 1000 «диалоговых шагов» в месяц, предоставляется «Лицензия для сотрудника» (Employee); для тех, чьи «диалоговые шаги» в пределах между 1,001 и 5000, устанавливается тип лицензии «Ограниченный профессиональный пользователь» (Limited Professional) и так далее. Данная шкала может быть установлена на весь год, где за основу взят средний месячный показатель или ежемесячный максимум (т. е. максимальное значение для всех месяцев в прошлом году)».

Тем не менее, для пользователей, которые имеют несколько никнеймов, каждый из которых получает доступ к различным системам в рамках SAP, лучшей лицензией будет лицензия высшего уровня, так чтобы пользователь мог выполнить все свои необходимые задачи.

- Количество различных видов деятельности

Вы также можете идентифицировать пользователей на основе количества различных видов деятельности, к которым у них есть доступ. Этот метод классификации пользователей SAP может быть уникальным для каждой организации, поскольку необходимо определить и установить, сколько видов деятельности пользователя требуют лицензий более высокого уровня. Например, пользователь может использовать три различных вида деятельности в месяц. Организация может классифицировать это как небольшое количество видов деятельности которое может быть обеспечено лицензией "для сотрудника". А все те, кто имеет более десяти видов активности, классифицируется по “профессиональной" лицензии, а те, кто находится между этими двумя описанными видами пользователей, будут иметь “ограниченную профессиональную” лицензию.

Использование данного метода очень удобно для определения требуемого объема лицензий SAP на ежемесячной или даже ежегодной основе. Он также может помочь с прогнозами лицензирования и составлением бюджетов, т.е. как с точки зрения требований, так и с финансовой стороны. Хотя опять же, при работе с лицензией SAP важно помнить, что пользователи могут иметь несколько никнеймов в системах SAP, поэтому при присвоении категории лицензий на основании активностей пользователя необходимо анализировать каждый его никнейм.

- типы деятельности или группы деятельности

В мире SAP метод идентификации активности или группы активностей считается лучшим способом для классификации пользователей. Он определяет уровень лицензии по деятельности, осуществляемой пользователем. Очевидно, что для более важных или сложных видов деятельности, требуются лицензии более высокого уровня. Пример этого можно увидеть ниже; (пример был взят из предыдущего руководства SAP от ITAM review):

«Профессиональные» пользователи осуществляют деятельность, связанную с денежными переводами, в то время как пользователи типа “сотрудники” обычно выполняют деятельность, связанную с просмотром отчетов. Метод идентификации группы деятельностей требует определения таких видов деятельности, как создание, изменение или отображение/просмотр. Вы можете сказать, например, что пользователь, который использует деятельность с группой «просмотр», будет классифицирован как «сотрудник», в то время как пользователь, который использует деятельности из группы «изменение», будет классифицирован как «Limited Professional».

Этот наиболее трудоёмкий по воплощению способ из трех. Для проведения дальнейших исследований, организациям нужно помнить, что, если они выбрали идентификацию пользователей с помощью этого метода, то им необходимо будет просмотреть все виды деятельности, осуществляемые одним пользователем/никнеймом, чтобы установить те лицензионные параметры, которые требуются.

Классификация пользователей SAP по полномочиям (Users by Authorizations)

Существует также вариант классификации пользователей SAP с помощью подсчёта количества их авторизаций в системах SAP. Как отмечалось в наших предыдущих руководствах SAP, организация может рассмотреть возможность классификации своих пользователей в соответствии с их «статистикой авторизаций». По сути, это означает, что, если пользователь авторизован для выполнения определенных действий, то он будет классифицироваться соответственно, даже если он фактически никогда не выполнял данные действия.

Классификация пользователей на основе данного способа оказывается нежизнеспособной довольно быстро из-за того, что в организациях часто думают, что их пользователи на 100% используют все свои полномочия, однако в реальности они используют только 10% или даже меньше. Это явно не лучший способ для оценки и классификации пользователей, что, в свою очередь, означает, что это и не лучший способ для управления лицензиями SAP. С помощью методов, упомянутых ранее, это будет гораздо более эффективно.

SAP контракт

Лицензионный контракт с SAP должен рассматриваться также, как и любое другое соглашение по программному обеспечению или контракт. Организации могут вести переговоры с SAP, чтобы получить лучшее предложение для себя, поэтому не бойтесь вести переговоры. Существует ряд ситуаций, которые являются прекрасной возможностью для обсуждения лицензионного соглашения:

Если вам нужно пересмотреть свой контракт c SAP, это именно то время для того, чтобы сделать это. Помните, SAP хочет получить вашу организацию в качестве своего клиента, поэтому убедитесь, что вы получаете лучшее для себя.

Получение максимальной отдачи от ваших лицензий SAP

Получение максимальной отдачи от ваших лицензий SAP является непростой задачей. Большинство корпоративных (крупных) организаций держат в уме приобретение лицензии SAP в течение ближайших нескольких лет. Они планируют наперёд. Чтобы помочь оптимизировать лицензии SAP, необходим инструмент, который поможет определить, какие пользователи SAP есть в организации и какие аспекты SAP они используют. Это поможет общему управлению лицензиями SAP, а также обеспечит возможность избежать больших издержек с лицензированием.

Кроме того, важно, чтобы сложные и зрелые процессы управления лицензиями были внедрены в организации для того, чтобы управлять лицензиями SAP. Эти процессы могут хорошо работать внутри организации, но из-за сложности лицензирования SAP отдельные процессы для управления именно лицензиями SAP также важны и должны быть конкретными и эффективными.


| Google+