Консалтинг в управлении ИТ-активами

качественно. Профессионально.

Управление конкурсными торгами

СКАЧАТЬ

Каждая организация, использующая внешние услуги или закупающая ИТ-активы, сталкивается с задачей выбора поставщика.

Чем выше уровень зрелости управления ИТ в организации, тем больше требований предъявляется к процедуре выбора: соответствие стратегии бизнеса, набор предоставляемых поставщиком услуг (или товаров), их уровень (или характеристики), стоимость услуг и ИТ-активов, квалификация компании и история взаимодействия с ней.

Отлаженная конкурсная процедура, использование формализованных критериев и автоматизация сбора и оценки заявок гарантирует следующие результаты:

Мы предлагаем рассмотреть функциональные возможности решения по управлению ИТ-активами на безе HP Asset Manager 9.x в части подготовки и проведения конкурсов.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ КОНКУРСОВ

Жизненный цикл конкурса состоит из следующих активностей:

Автоматизация этих процедур позволяет сохранять историю и накапливать данные для анализа с момента формирования конкурса и до его передачи в архив.

Шаг 1. Формирование конкурсной заявки

Любая конкурсная активность начинается с определения потребности, где первым шагом будет создание заявки. Решение «Ай-Теко» позволяет учитывать потребности в закупках ИТ-активов, которые представлены в системе заявками на закупку.

Решение включает набор процессов и процедур, для части которых разработаны автоматизирующие повторяющиеся действия мастера.

Пример: используя мастер создания заявки, пользователь получит первично заполненную конкурсную заявку, к которой привязаны строки заявок на закупку.

Рис. 1. Мастер создания заявки на конкурс

Мастер создания заявки на конкурс

Шаг 2. Определение критериев оценки

В рамках конкурса определяется система балльной оценки различных параметров оферт, в рамках которой для каждого критерия задается его значимость (вес).

Определение веса позволяет перевести качественные критерии в количественные, сводя выбор поставщика к сравнению сумм набранных баллов. Таким образом, при выборе оферты-победителя доступен рейтинг наиболее выгодных для заказчика предложений.

По области действия можно выделить:

Внутренние и внешние требования к проведению закупок определяют состав критериев оценки. Они часто повторяются от конкурса к конкурсу, изменяется только их пороговое значение. Это позволяет создать для них модели, в рамках которых будут формироваться конкретные критерии конкурса.

Пример: критерии с моделью «Скидка» могут быть следующими: скидка 5%, скидка 8%, скидка от 5 до 10%.

Модель определяет назначение, единицу измерения, вид (отборочные / оценочные) и способ задания значения (вручную / автоматически).

Рис. 2. Модели критериев отбора оферт

Модели критериев отбора оферт

Для каждого критерия устанавливается вес, различный для разных конкурсов.

Рис. 3. Критерии отбора оферт

Критерии отбора оферт

Рис. 4. Список критериев отбора оферт на форме конкурсной заявки

Список критериев отбора оферт на форме конкурсной заявки

Шаг 3. Подготовка и согласование конкурсной документации

После определения потребностей описываются требования к участникам и характеристики закупаемых ИТ-активов или услуг, готовится конкурсная документация, соответствующая правилам электронной площадки и внутренним регламентами компании. Обычно комплект материалов должен быть согласован до его публикации. Данный процесс автоматизируется с учетом различных вариантов согласования:

Решение предоставляет возможность прикрепления всех подготовленных документов к карточке заявки. Это упрощает проведение конкурса за счет централизованного хранения информации и позволяет сохранять историю его проведения.

Рис. 5. Форма согласования конкурсной документации

Форма согласования конкурсной документации

Рис. 6. Документы, приложенные к заявке на конкурс

Документы, приложенные к заявке на конкурс

Шаг 4. Публикация заявки на конкурс

После согласования конкурсная заявка публикуется на электронной площадке для проведения торгов. В рамках проекта настраивается интеграция между системой управления ИТ-активами и электронной площадкой, позволяющая публиковать заявку на проведение конкурса в автоматическом режиме, получать поданные оферты и результаты.

Если у электронной площадки закрыты функции API 1, то выгрузка данных из системы производится в наиболее удобном формате для заведения заявки на сайте площадки вручную.

Шаг 5. Прием и оценка предложений

Прием оферт осуществляется через электронную площадку, где проводится конкурс. При наличии интеграции данные по офертам автоматически попадают в систему. В противном случае каждое предложение вводится по факту его получения вручную.

Внесение оферт в систему возможно с помощью мастера.

Рис. 7. Мастер добавления новых оферт в Web-клиенте

Мастер добавления новых оферт в Web-клиенте

Рис. 8. Сведения о критериях на форме оферты

Сведения о критериях на форме оферты

Для выбора победителя в мастере отображается сводная информация по всем участникам и результаты сравнения по выставленным критериям. Для каждого предложения рассчитывается сумма набранных баллов, а победителем становится оферта, набравшая максимальное количество баллов и удовлетворяющая всем отборочным критериям.

Рис. 9. Выбор оферты-победителя

Выбор оферты-победителя

Обычно победивший поставщик проверяется службой безопасности, что происходит за рамками процесса управления конкурсами. При необходимости могут быть выгружены данные об истории взаимодействия с выбранным поставщиком и о процедуре проведенного конкурса.

Если проверки не требуется, то сразу запускается согласование договора (см. рис. 10).

Рис. 10. Форма договора

Форма договора

К договору на поставку автоматически привязывается объект «Заказ на закупку».

Подробнее об управлении договорами и закупками.


1 Application programming interface (API) – интерфейс программирования приложений — набор готовых классов, процедур, функций, структур и констант, предоставляемых приложением (библиотекой, сервисом) для использования во внешних программных продуктах.

СКАЧАТЬ

| Google+