ЕДИНОЕ ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРОСТРАНСТВО ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ИТ-АКТИВАМИ: ОТКРЫВАЮЩИЕСЯ ВОЗМОЖНОСТИ И ПРОБЛЕМЫ

Управление ИТ-активами включает в себя три области управления: инвентарный, финансовый и контрактный. Для работы процессов ITAM необходимо слаженное взаимодействие департамента ИТ, бухгалтерии, договорного отдела и других бизнес-подразделений, использующих информационные технологии. Одним из результатов согласованных работ всех участвующих в процессах ролей является единое информационное пространство со сквозным учетом и связями всех необходимых объектов управления:

Единое информационное пространство для управления ИТ-активами

  • ИТ-активов;
  • Контрактов;
  • Бюджетов;
  • Затрат;
  • Проектов;
  • ИТ-услуг;
  • Различных заявок и работ;
  • И т.д.
 

Какие же возможности открывает огромный объем данных, который и раньше был в компании, но не был упорядочен и связан между собой?

ОТКРЫВАЮЩИЕСЯ ВОЗМОЖНОСТИ

Очевидно, большой объем связанной информации открывает возможности для анализа в различных разрезах, недоступных ранее. Особенно это актуально для компаний, имеющих несколько филиалов, в которых инвентарный учет ИТ-активов, учет договоров или затрат ведется независимо. Единое информационное пространство открывает возможности для:

  • Уменьшения затрат ИТ;
  • Оптимизации использования ресурсов ИТ 1;
  • Принятия более обоснованных управленческих решений.

Давайте рассмотрим практические примеры для каждой цели.

ВОЗМОЖНОСТЬ УМЕНЬШИТЬ ЗАТРАТЫ ИТ

  • Поиск и отказ от неиспользуемых ИТ-активов. Консолидация инвентарной информации позволяет провести поиск неиспользуемых ИТ-активов и контрактов на их поддержку. Часто бывают ситуации, когда ИТ-активы (как оборудование, так и ПО) не используется, но их поддержка или внешнее обслуживание оплачивается ежегодно. Есть вероятность найти неиспользуемые ИТ-активы в каждом подразделении, что приведет к значительному уменьшению стоимости контрактов, связанных с этими ИТ-активами.
  • Повторное развертывание ИТ-активов – возможно, нет смысла закупать новое оборудование под начинающийся проект, если можно использовать имеющееся «забытое» оборудование или не используемое оборудование другого филиала. К тому же поиск новых возможностей использовать ИТ-актив в конце его жизненного цикла приведет к экономии. Например, после увольнения сотрудника его рабочая станция не списывается, а передается новому сотруднику после процедур удаления старых данных и загрузки программного обеспечения из соответствующей «чистой» авторизованной копии ПО.
  • Изменение схемы владения ПО. Рассмотрим два наиболее вероятных варианта: смена типа лицензии и переход от закупок к аренде ПО.
    • Права на использование ПО бывают различных типов: по количеству установок, по количеству серверов, по количеству процессоров и т.п. Возможно, замена одного типа лицензий на другой или приведение видов лицензий в разных филиалах к единообразию даст существенную экономию. Приведем реальный пример из жизни – лицензирование базы данных Oracle для физического сервера с двумя четырех ядерными процессорами. На сервере развернуто четыре одинаковые виртуальные машины, лишь на одной из которых установлена база данных Oracle. При использовании схемы лицензирования «Soft Partitioning» нам необходимо закупить четыре лицензии (2 процессора * 4 ядра * 0,5 фактор). При использовании схемы лицензирования «Hard Partitioning» нам необходимо закупить лишь одну лицензию (2 ядра * 0,5 фактор). Сравнение стоимости одной лицензии первого типа и четырех другого даёт повод для выбора более выгодного типа лицензирования.
    • Также к смене схемы владения относится переход от закупок лицензий к аренде ПО. Например, проанализировав контракты на закупку такого программного обеспечения, как версии MS Office в течение 5 – 10 лет, возможно подумать о подписке на MS Office 365.
  • Снижение рисков применения штрафных санкций
    • Сопоставление счетов и контрактов, а также возможность отслеживания периодических платежей помогает соответствовать требованиям всех договоров и снижает риск штрафов со стороны компаний-контрагентов.
    • Сопоставление приобретенных лицензий и установок ПО может помочь в определении нелицензированного ПО. Это снижает риск судебного преследования и штрафных санкций со стороны производителей ПО.
  • Уменьшение операционных затрат. Единое информационное пространство в части связей ИТ-активов и договоров может помочь в поиске возможностей снижения расходов. Если в компании много устаревшего оборудования, которое часто ломается, то сотрудники теряют рабочее время на получение подменного оборудования, переноса данных и тому подобные активности. Стоит проанализировать целесообразность замены старого оборудования на новое с точки зрения простоев, вызванных поломками старого оборудования. Обновление парка, например, рабочих станций сотрудников уже в ближнесрочной перспективе может привести к снижению времени простоев, а значит, и к уменьшению затрат. К тому же новое оборудование может иметь более дешевые контракты на обслуживание и поддержку. Возможна ситуация, когда обслуживание (в перспективе нескольких лет) сложных, но уже устаревших систем стоит больших денег, чем закупка нового оборудования с дешевым обслуживанием. Анализ затрат в контексте совокупной стоимости владения (ТСО) ИТ-активов позволит увидеть такие возможности снижения операционных затрат.
  • Оптимизация гарантийных контрактов на оборудование открывает возможность сэкономить затраты. Бывает, что часть оборудования еще покрывается бесплатной гарантией производителя, но его ставят на поддержку и гарантию дополнительно от внешней обслуживающей организации. Поиск оборудования с закончившимся гарантийным сроком обслуживания поможет обосновать действительную необходимость внешней гарантии всех ИТ-активов.
  • Поиск и устранение ошибок в контрактах и финансовой документации. Анализ контрактов и счетов на оплату может помочь выявить документы, которые дублируют друг друга полностью или пересекаются по нескольким ИТ-активам. В части договоров могут быть случаи, когда из-за орфографических ошибок, допустим в серийном номере оборудования, на поддержку ставятся одни и те же, или даже несуществующие ИТ-активы. Анализ финансовой документации может выявить подобные случаи.
  • Консолидация закупок может послужить причиной для получения большой скидки и поводом для анализа и выбора наиболее оптимального предложения на рынке. Однако в этом случае при выборе предложения необходимо помнить о логистике ИТ-активов в каждый отдельный филиал.
  • Предотвращение нецелевого использования или краж ИТ-активов. Анализ и контроль закупок ИТ-активов может выявить кражу или нецелевое использование ИТ-активов. Когда собраны данные по всем закупкам, заявкам на закупку, ответственным лицам - можно отследить подозрительные операции. Например, если у «среднего» сотрудника в компании в использовании находится два ИТ-актива, то сотрудники, имеющие в своем распоряжении гораздо большее количество, могут быть проверены на предмет необходимости их реального использования, а также местонахождения этих ИТ-активов на территории компании.

В библиотеке IBPL приводится случай Elizabeth Mellen, специалиста по телекоммуникациям в United States Department of Education, которая закупила в компанию оборудования на $750 000 для личного использования! Обладая правами на размещение заказов на оборудование и поддержку она использовала это в своих целях, используя компании Bell Atlantic и Lucent. Это, конечно, нетипичная ситуация в реальной практике, но для больших компаний нельзя исключать аналогичные ситуации в меньших масштабах.

ВОЗМОЖНОСТЬ ОПТИМИЗИРОВАТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕСУРСОВ ИТ

  • Единое информационное пространство позволяет провести быстрый поиск ресурсов для новых проектов, особенно если такой проект требует определенной конфигурации оборудования, например, рабочих станций. В организованном массиве связанных данных можно найти подходящую конфигурацию оборудования, запланировать перемещение и замену этого оборудования на аналог, имеющийся на складе. Кроме отказа от закупки такая замена может быть произведена очень быстро за счет четкого понимания, какие ИТ-активы и куда необходимо переместить. При наличии связей между ИТ-активами и проектами можно проанализировать, что из оборудования связано с завершенными и закрытыми проектами. Возможно, часть ИТ-активов, особенно виртуальных машин и серверного ПО, уже не нужны в эксплуатации, а закрытые проекты вообще могут не нуждаться в когда-то выделенных ресурсах. Дополнительно введение сроков использования в заявке на виртуальные машины, указание проекта для которого нужна эта виртуальная машина, может сильно упростить периодическую инвентаризацию виртуальных машин и высвобождение ресурсов в дата-центре.

ВОЗМОЖНОСТЬ ПРИНЯТИЯ БОЛЕЕ ОБОСНОВАННЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

  • На основе таких данных, как совокупная стоимость владения ИТ-активами, услугами и проектами можно более точно составлять бюджетные прогнозы на будущее и оптимизировать имеющиеся бюджеты ИТ. Отчеты по ТСО с учетом имеющейся информации о связях контрактов, ИТ-активов, услуг и проектов дают возможность по-новому взглянуть на статьи затрат в бюджете ИТ.
  • Совокупная стоимость владения ИТ-активами позволяет более полно оценивать предполагаемые затраты на реализацию новых проектов, а значит и их целесообразность.
  • Такие данные как ТСО проектов или ИТ-услуг для высшего руководства компании могут дать повод для пересмотра планов по внедрению тех или иных проектов, перевод отдельных услуг на аутсорсинг или в дочернюю компанию.

ТСО сервера

ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ

Мы рассмотрели огромный потенциал единого информационного пространства, формируемого при управлении ИТ-активами, однако какие же подводные камни могут встретиться на пути его создания?

  • Возможна ситуация, когда бухгалтерия ставит на учет ИТ-активы вперемешку с другими объектами учета или учитывает не все данные. Получается, что при интеграции с бухгалтерской системой нет возможности соотнести информацию на ИТ-активы. А ведь сроки амортизации и балансовая стоимость ИТ-активов это важнейшие показатели для расчета ТСО ИТ-активов. В такой ситуации можно посоветовать создать плотное взаимодействие ИТ и бухгалтерии. Дополнительно необходимо выделить исторические данные по ИТ-активам в общем массиве средств, стоящих на учете в компании. Для облегчения работы по сопоставлению данных из бухгалтерии и данных по ИТ-активам стоит изменить карточки учета активов ИТ в бухгалтерии. Их необходимо дополнить соответствующей информацией, которая будет использоваться для сопоставления данных. Если сотрудники бухгалтерии не в состоянии определить и заполнить весь набор данных при постановке на учет ИТ-активов, то это необходимо делать при поддержке специалистов ИТ. Особенно это важно, если компания планирует учет составных частей, например, жестких дисков, т.к. бухгалтерия часто учитывает такие активы единым массивом, пришедшим по единому договору закупки, и не вносит серийные номера каждого «мелкого» ИТ-актива в свою систему.
  • Бывает, что департамент ИТ ведет учет договоров в своей системе по-другому, нежели договорной отдел компании. Достаточно не соблюдать правила наименования договоров, контрагентов и производителей (в одной системе будет, например, «Генеральное соглашение №584», а в другой «Ген.согл. №585») и автоматическое сопоставление данных в двух системах будет сильно затруднено, что приведет к большому объему ручной работы. Советом в данной ситуации может быть создание распоряжения по всей компании «О едином именовании договоров, контрагентов и поставщиков» во всех системах. В одном из проектов, в котором мне удалось поучаствовать, такое распоряжение позволило для всех новых договоров получить автоматическое сопоставление в 96% случаев.
  • Нередки ситуации, когда справочники местоположений, подразделений или сотрудников ведутся автономно в разных системах. В этом случае при создании единого информационного пространства необходимо спроектировать один эталонный справочник. Для этого можно выбрать имеющуюся CMDB, либо наиболее полные справочники в качестве основы, дополнить ее недостающими данными из других источников и при интеграции данных в единое информационное пространство использовать таблицы соответствия с другими системами.
  • Возможно, ИТ-активы ведутся материально ответственными лицами (МОЛ-ами) в разных файлах Excel или Access, набор полей не совпадает и при создании единого информационного пространства для разных типов ИТ-активов часть атрибутов окажется незаполненной. Для такого случая можно посоветовать определение значений по умолчанию для недостающих данных всех моделей ИТ-активов (например, срок амортизации, срок гарантии, технические характеристики, МОЛ, ответственный и т.п.). При интеграции всех данных в единую систему автоматизации недостающая информация будет заполнена значениями по умолчанию. Также в этом случае гораздо проще исправлять данные в ИТ-активах-исключениях из правил, чем вносить информацию в каждый ИТ-актив уже после загрузки данных.
  • Возможна ситуация, когда проекты разных подразделений имеют одинаковые номера, но разные названия или наоборот – одинаковые названия, но разные учетные номера. Причем информация о ресурсах (ИТ-активах) таких проектов контролируется с точки зрения «интересов» определенных департаментов или отдельных менеджеров. В этом случае может помочь механизм, позволяющий осуществлять слияние нескольких проектов в один, единый для всех подразделений. Таким образом, в едином информационном пространстве появятся проекты, включающие в себя информацию из всех источников. Система автоматизации в этом случае возьмет на себя роль фильтра информации о проекте для различных подразделений или ролей пользователей. Например, можно будет выводить проекты с указанием разных названий в зависимости от роли пользователя, использующего систему автоматизации.

ВЫВОДЫ

Создание связного набора больших данных открывает возможности для детального анализа в части снижения затрат ИТ, принятия более взвешенных управленческих и стратегических решений, получения информации по ТСО ИТ-активов, услуг и проектов. Однако успех построения единого информационного пространства напрямую зависит от работы менеджера процесса управления ИТ-активами, который должен связать всю ту информацию, которая наверняка уже присутствует, но находится в разных источниках.


1 Подробнее об управлении ресурсами ИТ - тут

Дмитрий Крупенин, ITAM2.RU Project, управляющий партнер

Яндекс.Метрика