КОНСАЛТИНГ В УПРАВЛЕНИИ ИТ-АКТИВАМИ

Мы поможем организовать и запустить процессы управления ИТ-активами, которые нацелены на решение задач в основных проблемных областях:

  • Устранение «хаоса» в учете оборудования, запасных частей, расходных материалов, лицензий и установок (экземпляров) программного обеспечения
  • Отслеживание изменений и перемещений (IMAC) ИТ-активов
  • Отслеживание стоимости закупок и балансовой стоимости ИТ-активов, в том числе основных средств
  • Контроль поставок ИТ-активов в рамках закупок
  • Учет затрат и TCO в различных контекстах – на уровне отдельных активов, групп активов (информационных систем), ИТ-услуг
  • Учет и сопровождение договоров
  • Управление активами ПО (SAM) – учет и контроль использования лицензий, контроль обращения ПО в организации, обеспечение соответствия требованиям лицензиаров и других регуляторов

НАИБОЛЕЕ ЧАСТО РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ

СОЗДАНИЕ ЕДИНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА 1

Зачастую информация об ИТ-активах разрознена и хранится в различных источниках: системы автодискаверинга собирают «инвентарную» информацию, данные о договорах, платежах, закупочной и балансовой стоимости находятся в системах бухгалтерского или корпоративного управленческого учёта, информация о функциональности – в CMDB и т.д.

В таких условиях получение достоверной, точной и детальной информации может занимать даже не часы, а дни. В некоторых же случаях получение определённых срезов данных по ИТ-активам вообще невозможно.

Создание единого информационного пространства позволяет повысить эффективность принятия обоснованных управленческих решений на основе объективной информации. Управленческие решения могут относиться к различным областям управления ИТ и не только, например: поиск возможностей для оптимизации расходов, связанных с эксплуатацией ИТ-активов; анализ использования определенных ресурсов проекта (например, оборудования); анализ эффективности модели учета и распределения затрат с точки зрения предоставления ИТ-услуг и т.д.

В каждом конкретном случае совместно с заказчиком определяется чёткий и понятный набор критериев для формирования единого информационного пространства, например:

  • должны отслеживаться поставки ИТ-активов (обеспечение отслеживаемой цепочки заявки-заказы-договор-поставка);
  • ИТ-активы должны учитываться в качестве ресурсов проектов;
  • ИТ-активы должны учитываться в качестве объектов договоров;
  • должен учитываться срок амортизации ИТ-активов (только для основных средств);
  • должна учитываться балансовая стоимость ИТ-активов.

Построение такого единого информационного пространства позволяет избавиться от «хаоса» в учёте ИТ-активов, получать необходимую отчётность практически в режиме реального времени, что позволяет повысить скорость и качество принимаемых управленческих решений.

УПРАВЛЕНИЕ АКТИВАМИ ПО (SOFTWARE ASSET MANAGEMENT, SAM)

SAM в картинках  Осторожно: инфографика!

Под управлением активами ПО подразумевается практика интеграции людей, процессов и технологий, которая позволяет систематически отслеживать, оценивать и управлять лицензиями ПО и использованием ПО. Цель SAM – сократить расходы ИТ, использование человеческих ресурсов и снизить риски соответствия требованиям регуляторов, которые наследуются от владения и управления активами ПО. 2

Очень часто на практике управление активами ПО сужается до управления лицензиями – процесса, контролирующего и управляющего лицензионными соглашениями. Основное назначение управления лицензиями - определять и поддерживать степень «соответствия лицензиям»: 3

  • количество соответствует;
  • соглашения не нарушаются;
  • ПО не контрафактное.

Наша практика SAM предполагает организацию следующих активностей:

  • разработка регламентирующих документов: положение об обращении ПО в организации, политик использования ПО конечными пользователями, регламенты установки/модификации/удаления ПО;
  • организация библиотеки эталонного ПО;
  • стандартизация состава ПО на рабочих компьютерах сотрудников;
  • учет лицензий ПО;
  • контроль правоустанавливающих документов (договоров, накладных, лицензионных соглашений, сертификатов подлинности, актов приёма-передачи прав пользования, лицензионных ключей и т.д.);
  • отчетность по сопоставлению установок (экземпляров ПО) лицензиям ПО.

Управление активами ПО позволяет более качественно проводить аналитику и находить возможности для снижения расходов на приобретение ПО (достижение экономического эффекта), а также снизить риски несоответствия требованиям внешних и внутренних регуляторов (законодательство, отраслевые стандарты, внутренние политики), от которых зависит непрерывность бизнеса.

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ ИТ

Для руководителей, чья задача – повысить «прозрачность» деятельности подразделения ИТ, становится недостаточным использование традиционных подходов к управлению финансами в ИТ. И это неудивительно: например, развитие управления ИТ-услугами предполагает предоставление ИТ-услуг бизнес-подразделениям, а текущая политика корпоративного управленческого учета с этим может быть никак не связана.

Отслеживание расходов, связанных с ИТ-активами на протяжении всего жизненного цикла, позволяет использовать ИТ-активы в качестве «финансовых» ресурсов в контексте проектов, ИТ-систем (комплексов), ИТ-услуг. Это делает возможным построить необходимую модель управления финансами в ИТ в соответствии с предпочтениями – в зависимости от приверженности к различным подходам, например, проектному управлению, (где ИТ-активы - ресурсы проекта), так и к сервисному управлению (ИТ-активы – ресурсы ИТ-услуг).

В зависимости от задач, которые стоят перед заказчиком, мы можем сконцентрироваться на организации следующих активностей:

  • создание регламентирующих документов: политик учета, распределения и возмещения затрат (в том числе с точки зрения предоставления ИТ-услуг);
  • отслеживание закупочной и балансовой стоимости ИТ-активов, в том числе основных средств;
  • отслеживание совокупной стоимости владения (Total Costs of Ownership, ТСО), как на уровне отдельных ИТ-активов, так и в контексте ИТ-систем (комплексов), ИТ-услуг;
  • создание модели стоимости ИТ-услуг, содействие в организации практики возмещения затрат (связанных с владением ИТ-услугами);
  • содействие в построении системы связей с финансовым влиянием между ИТ-активами (финансово-ресурсная модель, ФРМ) в соответствии с политиками учета, распределения и возмещения затрат.

Уделяя внимание финансовому аспекту управления ИТ-активами, можно построить в ИТ необходимые для руководителя системы учета, распределения и возмещения затрат, что позволит повысить эффективность управления финансами ИТ.

ОРГАНИЗАЦИЯ «СКВОЗНОГО» УЧЕТА ИТ-АКТИВОВ

Плотное взаимодействие с бухгалтерией – очень часто слабое звено в деятельности отдела ИТ. Проблемы с сопоставлением активов (особенно комплексных), состоящими на учете в бухгалтерии и ИТ-активами, которыми управляет ИТ, может являться сложной, а зачастую и неразрешимой задачей. Информация о том, какие ИТ-активы являются основными средствами, какова общая балансовая стоимость ИТ-активов, а также уверенность в том, что все действия с ИТ-активами (приемка, постановка на учет, ремонт, модернизация, вывод из эксплуатации и т.д.) подтверждены необходимыми документами – очень важна для ИТ-руководителя. Особенно если перед ним стоят грядущие задачи организационных слияний/поглощений, вывода отдела ИТ на аутсорсинг, или передачи материальной ответственности другим лицам.

Организация сквозного учета ИТ-активов может содержать следующие активности:

  • отслеживание всех изменений, связанных с ИТ-активами, на протяжении всего жизненного цикла ИТ-активов – от планирования до вывода из эксплуатации;
  • разработка, регламентирование, и организация взаимодействия ИТ и бухгалтерии. Процедуры по возможности выстраиваются таким образом, чтобы избежать многократного ввода идентичной информации в различные информационные системы (например, системы складского и бухгалтерского учёта, репозиторий информации об ИТ-активах, систему корпоративного управленческого учёта);
  • регламентирование и организация сопутствующего документооборота, связанного с артефактами ИТ-активов, автоматическое формирование и заполнение необходимых документов (например, накладных на перемещение основных средств и др.)

Внедрение подобной практики позволяет избавиться от «хаоса» в учете ИТ-активов; а также снизить персональные риски ИТ-руководителя, которые связаны с соответствием требованиям внутренних и внешних регуляторов.


1 С точки зрения управления ИТ-активами

2 Глоссарий IAITAM Best Practice Library (www.iaitam.org)

3 Глоссарий IAITAM Best Practice Library (www.iaitam.org)

Яндекс.Метрика