КОНСАЛТИНГ В УПРАВЛЕНИИ ИТ-АКТИВАМИ
Мы поможем организовать и запустить процессы управления ИТ-активами, которые нацелены на решение задач в основных проблемных областях:
- Устранение «хаоса» в учете оборудования, запасных частей, расходных материалов, лицензий и установок (экземпляров) программного обеспечения
- Отслеживание изменений и перемещений (IMAC) ИТ-активов
- Отслеживание стоимости закупок и балансовой стоимости ИТ-активов, в том числе основных средств
- Контроль поставок ИТ-активов в рамках закупок
- Учет затрат и TCO в различных контекстах – на уровне отдельных активов, групп активов (информационных систем), ИТ-услуг
- Учет и сопровождение договоров
- Управление активами ПО (SAM) – учет и контроль использования лицензий, контроль обращения ПО в организации, обеспечение соответствия требованиям лицензиаров и других регуляторов
НАИБОЛЕЕ ЧАСТО РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ
СОЗДАНИЕ ЕДИНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА 1
Зачастую информация об ИТ-активах разрознена и хранится в различных источниках: системы автодискаверинга собирают «инвентарную» информацию, данные о договорах, платежах, закупочной и балансовой стоимости находятся в системах бухгалтерского или корпоративного управленческого учёта, информация о функциональности – в CMDB и т.д.
В таких условиях получение достоверной, точной и детальной информации может занимать даже не часы, а дни. В некоторых же случаях получение определённых срезов данных по ИТ-активам вообще невозможно.
Создание единого информационного пространства позволяет повысить эффективность принятия обоснованных управленческих решений на основе объективной информации. Управленческие решения могут относиться к различным областям управления ИТ и не только, например: поиск возможностей для оптимизации расходов, связанных с эксплуатацией ИТ-активов; анализ использования определенных ресурсов проекта (например, оборудования); анализ эффективности модели учета и распределения затрат с точки зрения предоставления ИТ-услуг и т.д.
В каждом конкретном случае совместно с заказчиком определяется чёткий и понятный набор критериев для формирования единого информационного пространства, например:
- должны отслеживаться поставки ИТ-активов (обеспечение отслеживаемой цепочки заявки-заказы-договор-поставка);
- ИТ-активы должны учитываться в качестве ресурсов проектов;
- ИТ-активы должны учитываться в качестве объектов договоров;
- должен учитываться срок амортизации ИТ-активов (только для основных средств);
- должна учитываться балансовая стоимость ИТ-активов.
Построение такого единого информационного пространства позволяет избавиться от «хаоса» в учёте ИТ-активов, получать необходимую отчётность практически в режиме реального времени, что позволяет повысить скорость и качество принимаемых управленческих решений.
УПРАВЛЕНИЕ АКТИВАМИ ПО (SOFTWARE ASSET MANAGEMENT, SAM)
Под управлением активами ПО подразумевается практика интеграции людей, процессов и технологий, которая позволяет систематически отслеживать, оценивать и управлять лицензиями ПО и использованием ПО. Цель SAM – сократить расходы ИТ, использование человеческих ресурсов и снизить риски соответствия требованиям регуляторов, которые наследуются от владения и управления активами ПО. 2
Очень часто на практике управление активами ПО сужается до управления лицензиями – процесса, контролирующего и управляющего лицензионными соглашениями. Основное назначение управления лицензиями - определять и поддерживать степень «соответствия лицензиям»: 3
- количество соответствует;
- соглашения не нарушаются;
- ПО не контрафактное.
Наша практика SAM предполагает организацию следующих активностей:
- разработка регламентирующих документов: положение об обращении ПО в организации, политик использования ПО конечными пользователями, регламенты установки/модификации/удаления ПО;
- организация библиотеки эталонного ПО;
- стандартизация состава ПО на рабочих компьютерах сотрудников;
- учет лицензий ПО;
- контроль правоустанавливающих документов (договоров, накладных, лицензионных соглашений, сертификатов подлинности, актов приёма-передачи прав пользования, лицензионных ключей и т.д.);
- отчетность по сопоставлению установок (экземпляров ПО) лицензиям ПО.
Управление активами ПО позволяет более качественно проводить аналитику и находить возможности для снижения расходов на приобретение ПО (достижение экономического эффекта), а также снизить риски несоответствия требованиям внешних и внутренних регуляторов (законодательство, отраслевые стандарты, внутренние политики), от которых зависит непрерывность бизнеса.
УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ ИТ
Для руководителей, чья задача – повысить «прозрачность» деятельности подразделения ИТ, становится недостаточным использование традиционных подходов к управлению финансами в ИТ. И это неудивительно: например, развитие управления ИТ-услугами предполагает предоставление ИТ-услуг бизнес-подразделениям, а текущая политика корпоративного управленческого учета с этим может быть никак не связана.
Отслеживание расходов, связанных с ИТ-активами на протяжении всего жизненного цикла, позволяет использовать ИТ-активы в качестве «финансовых» ресурсов в контексте проектов, ИТ-систем (комплексов), ИТ-услуг. Это делает возможным построить необходимую модель управления финансами в ИТ в соответствии с предпочтениями – в зависимости от приверженности к различным подходам, например, проектному управлению, (где ИТ-активы - ресурсы проекта), так и к сервисному управлению (ИТ-активы – ресурсы ИТ-услуг).
В зависимости от задач, которые стоят перед заказчиком, мы можем сконцентрироваться на организации следующих активностей:
- создание регламентирующих документов: политик учета, распределения и возмещения затрат (в том числе с точки зрения предоставления ИТ-услуг);
- отслеживание закупочной и балансовой стоимости ИТ-активов, в том числе основных средств;
- отслеживание совокупной стоимости владения (Total Costs of Ownership, ТСО), как на уровне отдельных ИТ-активов, так и в контексте ИТ-систем (комплексов), ИТ-услуг;
- создание модели стоимости ИТ-услуг, содействие в организации практики возмещения затрат (связанных с владением ИТ-услугами);
- содействие в построении системы связей с финансовым влиянием между ИТ-активами (финансово-ресурсная модель, ФРМ) в соответствии с политиками учета, распределения и возмещения затрат.
Уделяя внимание финансовому аспекту управления ИТ-активами, можно построить в ИТ необходимые для руководителя системы учета, распределения и возмещения затрат, что позволит повысить эффективность управления финансами ИТ.
ОРГАНИЗАЦИЯ «СКВОЗНОГО» УЧЕТА ИТ-АКТИВОВ
Плотное взаимодействие с бухгалтерией – очень часто слабое звено в деятельности отдела ИТ. Проблемы с сопоставлением активов (особенно комплексных), состоящими на учете в бухгалтерии и ИТ-активами, которыми управляет ИТ, может являться сложной, а зачастую и неразрешимой задачей. Информация о том, какие ИТ-активы являются основными средствами, какова общая балансовая стоимость ИТ-активов, а также уверенность в том, что все действия с ИТ-активами (приемка, постановка на учет, ремонт, модернизация, вывод из эксплуатации и т.д.) подтверждены необходимыми документами – очень важна для ИТ-руководителя. Особенно если перед ним стоят грядущие задачи организационных слияний/поглощений, вывода отдела ИТ на аутсорсинг, или передачи материальной ответственности другим лицам.
Организация сквозного учета ИТ-активов может содержать следующие активности:
- отслеживание всех изменений, связанных с ИТ-активами, на протяжении всего жизненного цикла ИТ-активов – от планирования до вывода из эксплуатации;
- разработка, регламентирование, и организация взаимодействия ИТ и бухгалтерии. Процедуры по возможности выстраиваются таким образом, чтобы избежать многократного ввода идентичной информации в различные информационные системы (например, системы складского и бухгалтерского учёта, репозиторий информации об ИТ-активах, систему корпоративного управленческого учёта);
- регламентирование и организация сопутствующего документооборота, связанного с артефактами ИТ-активов, автоматическое формирование и заполнение необходимых документов (например, накладных на перемещение основных средств и др.)
Внедрение подобной практики позволяет избавиться от «хаоса» в учете ИТ-активов; а также снизить персональные риски ИТ-руководителя, которые связаны с соответствием требованиям внутренних и внешних регуляторов.
1 С точки зрения управления ИТ-активами
2 Глоссарий IAITAM Best Practice Library (www.iaitam.org)
3 Глоссарий IAITAM Best Practice Library (www.iaitam.org)