АВТОМАТИЗАЦИЯ СНАБЖЕНИЯ ОФИСОВ РАСХОДНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ

Административно-хозяйственный отдел на предприятии занимается обеспечением эффективного функционирования всех административных и хозяйственных аспектов деятельности. Его обязанности включают в себя организацию офисной работы, управление офисной инфраструктурой и обеспечение рабочих мест всем необходимым. В целом, АХО стремится к оптимизации административных процессов и созданию удобных условий для успешного функционирования бизнеса.

С помощью A-TRACKER можно значительно облегчить процесс снабжения подразделений предприятия различными расходными материалами (канцелярия, одежда, хозяйственный инвентарь и. т. д.).

ПЛАНИРОВАНИЕ

Определение доступных периодов для заказа

В рамках бюджетных и закупочных циклов в системе A-TRACKER можно установить определенные периоды для заказа. Cотрудники офиса могут сделать выбор и заказать расходные материалы только в определенные временные периоды. Это ведет к более рациональному использование ресурсов компании и помогает избежать излишних или несвоевременных затрат на материалы, что в итоге способствует оптимизации процесса закупок и позволяет контролировать затраты более эффективно.

Рис. 1. Периоды заказов

Инвентаризация

Выбор ассортимента

Для каждого конкретного офиса можно ограничить доступный ассортимент материалов для заказа в соответствии с каталогами поставщиков, который настраивается исходя из местоположения офиса и наличия поблизости конкретного поставщика.

Рис. 2. Каталог поставщиков

Инвентаризация

 

Рис. 3. Список регионов, обслуживаемых поставщиком

Инвентаризация

 

Рис. 4. Список товаров, предлагаемых поставщиком

Инвентаризация

Проверка лимитов

Каждый офис может иметь свои лимиты – как по бюджету, так и по количеству расходных материалов (доступных для заказа) конкретной категории. При превышении лимитов заказ невозможно будет сформировать.

Рис. 5. Лимит максимальной суммы заказа офисом

Инвентаризация

 

Рис. 6. Лимит максимального количества товара к заказу офисом

Инвентаризация

 

Рис. 7. Предупреждение о превышении лимита

Инвентаризация

Добавление фотографий

К каждой категории материалов можно добавить фотографию, что облегчает процесс формирования заказа.

Рис. 8. Фотография товара

Инвентаризация

 

ФОРМИРОВАНИЕ ЗАКАЗА

Корректировка заказа

При создании заказа предусмотрена возможность создания черновика, который в дальнейшем может быть скорректирован специалистами, ответственными за его формирование. После заказ проверяется и, по необходимости, корректируется менеджерами, контролирующими процесс закупок.

Заказы «по умолчанию»

Система A-TRACKER позволяет формировать заказы «по умолчанию» для каждого конкретного офиса предприятия. В очередной возможный период будет автоматически создан заказ наиболее востребованных для офиса расходных материалов, который в дальнейшем может быть скорректирован ответственными сотрудниками.

Рис. 9. Пример состава заказа "по умолчанию"

Инвентаризация

Учет стоимости логистики

Все формируемые заказы могут включать в себя стоимость логистики в зависимости от региона, в котором расположен офис.

Рис. 10. Коэффициент увеличения стоимости от логистики

Инвентаризация

Контроль поставок

В системе предусмотрена возможность фиксации факта получения офисами заказов.

Рис. 11. Механизм фиксация получения заказа

Инвентаризация

Формирование документов

Система A-TRACKER позволяет автоматически формировать необходимые документы на любом этапе жизненного цикла заказа – как для внутренних нужд, так и для поставщиков. Печатные формы легко настраиваются и могут предоставляться в следующих форматах: doc, xls.

Рис. 12. Пример выгрузки спецификации для поставщика

Инвентаризация

Контроль событий

На протяжении всего цикла планирования и формирования заказов система будет уведомлять о важных событиях: окончании периодов, незавершённых заказах, превышениях лимитов и т.д. Уведомления отображаются как в интерфейсе системы, так и приходят на почту ответственным лицам.

Рис. 13. Пример уведомления по почте

Инвентаризация

 

Яндекс.Метрика