УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

Внедрение процесса управления договорной деятельностью позволяет решать такие задачи, как:

• Хранение и учет договоров;
• Мониторинг и контроль исполнения договоров;
• Отслеживание связей между договорами и активами, заказами и проектами.

ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ДОГОВОРОВ

Решение позволяет создавать объекты «Договор» различного типа – аренды, лизинга, приобретения, поддержки и т.д. Вся необходимая информация удобно распределена по соответствующим вкладкам:

Рис. 1 Интерактивный блок с основной информацией

Рис. 2 Распределение необходимой информации по вкладкам

Объект «Договор» возможно связать вместе с его различными артефактами –электронной скан-копией договора, актами приема-передачи и т.д.:

Рис. 3 Прикрепленные скан-копии документов

МОНИТОРИНГ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРОВ

Настраиваемый список статусов объекта «Договор» позволяет отразить все стадии жизненного цикла договора. Смену статусов возможно привязать к ключевым событиям жизненного цикла:

Рис. 4 Пример статусов договора

Смена статусов может быть частично автоматизирована за счет интеграций с внешними информационными системами. Например, если согласование договора происходит во внешней системе документооборота. Однако существующий механизм согласования позволяет удобно делать это и внутренними средствами:

Рис. 5 Согласование договора

Кроме мониторинга этапов жизненного цикла договора, можно настроить оповещения о ключевых событиях, например: наступление даты действия договора, даты поставки, даты окончания действия и т.д.:

Рис. 6 Уведомление об окончании действия договора

ОТСЛЕЖИВАНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ДОГОВОРАМИ И ИТ-АКТИВАМИ, ЗАКАЗАМИ И ПРОЕКТАМИ

Объект «договор» может быть связан с другими объектами учета, которые отслеживаются в рамках управления ИТ-активами. Он может быть связан непосредственно с ИТ-активами, которые были закуплены, взяты в аренду или в лизинг. При внедрении процесса управления закупками, создание заказа на поставку ИТ-активов в рамках договора подразумевает автоматическое создание связи между ними. Поступившие в рамках закупки ИТ-активы и их артефакты также автоматически будут связаны с соответствующим договором:

Рис. 7 Связанный с договором заказ на поставку

Связь с ИТ-активами дает возможность получения целостной картины взаимодействия процессов инвентарного учета и управления договорной деятельностью. Возможность связывания договоров с ИТ-активами, заказами, проектами позволяет решить задачу построения единого информационного пространства, что расширяет возможности управления ИТ-активами, например: отслеживание поставок оборудования в рамках договоров закупки, учет ИТ-активов в качестве ресурсов проектов и т.д.